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El despacho profesional digital: nuevos retos y paradigmas.

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La necesaria transformación en los despachos profesionales pasa por incorporar la digitalización y procesos automatizados en la gestión del día a día, ya que gracias a esto, será posible optimizar el tiempo de dedicación,  rentabilizar las tareas así como estar al nivel de las exigencias del negocio actual y aportar más valor añadido a los clientes.

 Este cambio cultural de transformar digitalmente la gestión del despacho, conlleva un proceso de adaptación a las nuevas necesidades del mercado: está cambiando la mentalidad tanto de los administradores de los despachos como la de los empleados, la inclusión de las nuevas tecnologías en todos los procesos habituales y cotidianos y los clientes nativos digitales que vienen pisando fuerte.  

La transformación digital supone dar un paso hacia adelante o quedarse un paso atrás

Antes de empezar a limitarnos con barreras para enfrentarnos a la transformación de los despachos digitales, valoremos como podemos  saltarlas y adelantarnos. Para ello, debemos tener en cuenta la forma de trabajar de nuestro propio entorno, empezando por la complejidad de las nuevas normativas legales, tributarias y fiscales así como nuestro entorno colaborativo (colegas de profesión, clientes, etc).

También debemos considerar en este proceso la ágil competencia nativa digital que cada vez está más en auge, optimizando cada proceso sin carecer de profesionalidad, rapidez y dejando la puerta abierta al crecimiento económico digital por la capacidad que existe de abarcar más volumen de trabajo por empleado gracias a procesos automatizados y controlados.

Sin la colaboración del equipo, no hay proceso de transformación digital que funcione 

Para que el proceso de transformación digital se traduzca en un éxito dentro de tu despacho, todas las áreas de tu despacho tienen que estar de acuerdo y tener las mismas metas. Para ello, todo el personal de tu empresa deberá estar informado de los objetivos que quieres alcanzar y sentirse parte de este cambio cultural dentro de su día a día. Conviértelos en aliados del progreso y  en parte importante del crecimiento que podría experimentar  vuestra compañía. Genera un ambiente motivador, incentiva a tu equipo para facilitar este cambio, deja que tu partner tecnológico te asesore y  aprovecha la formación continua de los nuevos procesos. Haz que tu despacho crezca desde dentro y utiliza la tecnología como un medio para aportar valor.

Moda digital vs Beneficios de crecimiento profesional 

Algunos dirán que nos estamos apuntando al carro de la modernidad y darán la espalda a la transformación resaltando sólo el coste que este proceso puede suponer:  equipos obsoletos, el tiempo de formación de nuestro personal y el propio nuestro, la inversión en soluciones de gestión, etc. y cometerán un error. Si sopesas esta teoría que algunos tachan de “ir a la moda” contra los beneficios que vas a adquirir, saca tus propias conclusiones de manera objetiva consultando los beneficios y ventajas que llevar a cabo un proceso de transformación digital puede aportar a tu compañía:

1. Beneficios de un entorno digitalizado: 

  • Eliminar la acumulación de papel: conseguirás ahorrar en costes, espacio físico y gastos de impresión. Además de ahorrar en recursos materiales conseguirás contribuir al desarrollo del medio ambiente. Esto también, no es solo un compromiso ético al que nos tenemos que enfrentar, a corto o largo plazo tendremos que convertir nuestro despacho en una empresa sostenible.
  • La organización clasificada y ordenada hace que tu despacho tenga una accesibilidad más ágil a un gran volumen de documentación que podrás llegar a usar en movilidad, con las nuevas tecnologías podrás manejar la información y acceder a la documentación dentro y fuera de tu despacho.
  • Ganas eficacia con el ahorro de tiempo y la probabilidad de perder documentación es ínfima, así como lo serán las consecuencias que ello conlleva.
  • Facilitas el cumplimiento de las nuevas normativas legales del cuidado y trato de la documentación. 

2. Beneficios de un entorno automatizado:  

  • Fácil: Reducción del tiempo y optimización de procesos que hacen olvidar aquellos casos de errores humanos y hacen que sea una ventaja ante tus competidores creando confianza y aumentado la productividad del despacho.
  • Efectivo: Mejora la colaboración y trabajo dentro de tu entorno laboral. Recuerda que siempre podrás tener información en tiempo real.
  • Eficiente: Visión global de tu despacho. La automatización hace que puedas controlar de manera precisa todos los procesos con análisis exhaustivos y así mejorar en los diferentes aspectos que los requieran.

 

Como última reflexión debemos pensar que estamos en una era tecnológica en donde el tiempo pasa muy deprisa y los procesos a los que estábamos acostumbrados y las formas de trabajar tradicionales han llegado a su fin. Si queremos  evolucionar y seguir siendo competitivos, teniendo presente a las nuevas generaciones y crecer, hay que abordar la transformación con la mayor información posible para estar preparados ya que solo así, podremos desarrollar nuestro negocio y triunfar.

En definitiva, haciendo uso de las nuevas tecnologías para tratar la información,  la mecanización de procesos, la competencia entre despachos profesionales, etc.  se conseguirá la excelencia porque será fruto de un trabajo bien hecho  que sin duda, se traducirá en éxito.  

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Leila Rodríguez Pulido

Key Account –Tax&Accounting Segment